Razvoj finansijske industrije tokom poslednje decenije sve više se oslanja na primenu novih tehnoloških rešenja. Sa jedne strane, primetan je sve veći broj aplikacija i funkcionalnosti koje unapređuju korisničko iskustvo. Sa druge, ni digitalizacija ovih usluga ni optimizacija poslovnih procesa nisu mogući bez korišćenja savremenih internih IT sistema. Branko Rađen, Business Line Manager kompanije ASEE, objašnjava nam šta podrazumeva upravljanje digitalnom dokumentacijom i na koji način se primenom savremenih rešenja u ovoj oblasti može unaprediti poslovanje banaka i osiguravajućih društava.
Koje su značajne prednosti primene novih digitalnih rešenja kod procesa upravljanja dokumentacijom i komunikacijom sa klijentima?
Savremeno doba nameće brojne izazove za sektore bankarstva i osiguranja. U domenu upravljanja dokumentacijom, koji se na kraju odražava na ukupan rezultat poslovanja i komunikaciju sa klijentima, neophodno je da sami procesi budu bez nepotrebnih zastoja i opterećenja i optimizovani tako da svi sektori u kompaniji beleže veću produktivnost. I banke i osiguranja tradicionalno rade sa obimnom dokumentacijom, a ove aktivnosti oduzimaju mnogo vremena i resursa. Uz digitalizaciju dokumenata i veći stepen integracije podataka u informacionim sistemima, banke i osiguranja obezbeđuju agilnije poslovanje. Klijenti su ti koji na kraju primete brzu i efikasnu uslugu i čije se zadovoljstvo na ovaj način povećava.
Šta biste istakli kao prednost korišćenja ABC softverskog paketa za korisnika?
ABC platforma se sastoji od niza aplikacija, odnosno modula, koje obuhvataju sve aspekte poslovanja i digitalne komunikacije u okviru kompanije. ABC eArchive, ABC eOffice, ABC eSign, ABC Infoboard, ABC WebScan i ABC Invoice su samo neke od aplikacija koje ABC platforma nudi, pokrivajući sve faze života poslovne dokumentacije. Aplikacije je moguće implementirati postepeno i pojedinačno za prevazilaženje problema u određenim sektorima, u zavisnosti od konkretnih okolnosti. Njihova modularnost čini ovaj softver fleksibilnim i lako prilagodljivim konkretnim potrebama naših klijenata. Softver je veoma pregledan, što ga čini vrlo jednostavnim za korišćenje. Takođe, postoje i dve opcije implementacije – na mestu korisnika (on premise) ili u oblaku (cloud), uz redovnu mesečnu naknadu.
Na koji način obezbeđujete podršku korisnicima platforme?
ABC je platforma kreirana lokalno, a nakon njenog uvođenja, organizujemo obuke na srpskom jeziku za zaposlene, koji će je koristiti uz tehničku podršku na istom jeziku. Ovo je od izuzetne važnosti za složene sisteme kao što su banke i osiguravajuće kompanije, čiji digitalni modeli zahtevaju kontinuiranu pažnju 24/7.
Kompanije su često zabrinute za kompleksnost ugradnje novih platformi. Koliko je ASEE ABC sigurno rešenje sa stanovišta informacione bezbednosti?
Digitalizacijom kreiramo novi svet čiji je jedan od glavnih stubova upravo bezbednost podataka. Imajući u vidu značaj ovog aspekta, naročito za finansijski sektor, tokom rada na ovom proizvodu smo posebnu pažnju posvetili ovoj temi. ABC je rešenje koje je po svoj strukturi predviđeno za rad pre svega u velikim, složenim sistemima. Kako se u ASEE više od 10 godina bavimo samo takvim projektima, naučili smo šta sve bezbednost podrazumeva i na koji način se može postići. ABC platforma je jedinstveno lokalno rešenje koje je razvijeno u skladu sa vodećim svetskim standardima, kao i važećim zakonima Republike Srbije, a prednost mu je fleksibilnost implementacije u smislu usklađivanja sa internim politikama bilo koje kompanije − bilo da govorimo o velikim sistemima, poput banaka i osiguravajućih kompanija ili malim i srednjim preduzećima.
Od 1. januara 2024. godine obavezno će biti za sve firme, uključujući banke, osiguranja, kompanije, da imaju elektronsku arhivsku građu. Koji je najbolji način da sada krenu u pripremu?
Svesni smo da u svakodnevnom radu sve više dolazimo u kontakt sa elektronskim dokumentima koji nikada nisu niti će postojati u papirnoj formi. Sama činjenica da dokument postoji isključivo u elektronskom formatu već na samom početku iz korena menja i način upravljanja dokumentacijom. Dok smo ranije imali papir koji smo arhivirali u registratore, danas koristimo elektronske fajlove koji zahtevaju potpuno novi pristup arhiviranju. Naime, potrebno je obezbediti i softversko rešenje koje će na adekvatan način, u skladu sa regulativom, čuvati digitalnu dokumentaciju. Kao prvi korak je neophodno razumeti šta regulativa propisuje sa tehnološkog aspekta. Nije jednostavno očuvati autentičnost dokumenata dugi niz godina, neophodno je primeniti čitav niz tehnoloških rešenja. Naši stručnjaci su na raspolaganju kompanijama, čak i u toj prvoj fazi upoznavanja da zakonskim obavezama, na osnovu čega predlažemo adekvatna rešenja prilagođena potrebama korisnika našeg softvera. U ASEE konstantno pratimo regulatorne okvire i njihove izmene i prilagođavamo naše programe kako bi poslovanje korisnika naših softvera bilo neometano i u skladu sa aktuelnim lokalnim zakonima.
Šta tačno podrazumevaju tehnički zahtevi kada se radi o e-arhiviranju?
Najkompleksniji izazov je dokazivanje autentičnosti dokumenta, poput ugovora, nakon nekoliko decenija. Potrebno je osigurati da dokument nije pretrpeo izmene i potvrditi ispravnost elektronskih potpisa na njemu. Jedan od problema je ograničena validnost sertifikata za elektronski potpis na nekoliko godina, koji nakon isteka postaju nevažeći. Naš ABC softver uspešno rešava ove i slične izazove.
