Svaki dobar tim ima svoje rituale. Nakon brojnih istraživanja i analiza ekipa koje donose dobre rezultate i opstaju, danas je jasno da svaka ima svoja pravila i u pravilima je ključ.
Naredne godine će biti objavljena studija Rituali velikih timova i njen autor se godinama unazad bavio stotinama timova koji su se pokazali impresivnim. Šišir Mehotra je ušao u redove Youtube ekipa, Canva-e, Disney-ja, The New York Times-a, Basecamp-a i drugih. U jednoj od mnogo priča koje sprema da iznese u javnost, sam Mehotra je izdvojio jednu dragocenu – priču o ritualima i pravilima velikih timova koji se odnose na vreme koje troše na planiranje.
10 odsto za planiranje
I sam preduzetnik i član velikih timova, Mehotra ovo zapažanje o načinu planiranja i ritualima vezanim za planiranje ocenjuje neverovatno korisnim. Pravilo koje je izdvojio i za primenu preporučuje celom poslovnom svetu je ’10 odsto dozvoljeno za planiranje’.
Primetio je da je planiranje obavezna tema i praksa svake velike kompanije. Svaka ima svoju dinamiku koju praktikuje, pa neki timovi planiraju na kvartalnom, šestomesečnom ili godišnjem novu. Ali, bez obzira na ove periode, da bi se napravio neki plan, potrebno je određeno vreme i to je neizbežno. Takođe, timovi su primetili i da neka planiranja troše mnogo vremena i to često nauštrb ostalih važnih akcija i poslova. Vreme je ograničeno, pa zatim i dragoceno, i treba ga trošiti pametno, što pametnije.
„Planiranje i postavljanje ciljeva jedan je od najvažnijih rituala u svakoj kompaniji. Zato ne čudi što se ova tema postavljala na svakom intervjuu koji sam vodio sa članovima uspešnih timova. I kao zlatna nit provuklo se jednostavno pravilo: Nećeš potrošiti više od 10 odsto svog vremena na planiranje!“,rekao je Mahotra u intervjuu za podkast Raida Hofmana, suosnivača LinkedIn-a.
Kako ovaj ritual, primenjuju Youtube ekipe, Disney ili Canva?
Ritual i njegova primena
Primena pravila je vrlo jednostavna.
Pomnožite vaš vremenski okvir paniranja sa 10 procenata i to je ono što smete da dodelite stvarnim sesijama planiranja. Dakle, ako radite godišnje planiranje, onda smete da potrošite 10 odsto godine (oko pet sedmica) na posao planiranja. Ako planirate kvartalno, dozvoljeno je da planirate šest do sedam dana. Ne više od toga. U suprotnom, to je bacanje vremena.
Mehotra navodi da ovo deluje veoma izazovno, ali praksa je pokazala da nije toliko zahtevno prilagoditi se. Manjim kompanijama se savetuje da planiraju u manjim ’porcijama’, ali da svakako vode računa o vremenu koje će na to utrošiti. Ukratko, primena ovog pravila pokazala se kao odličan način da stvari držite pod kontrolom.
Iz iskustva istraživača poslovnog planiranja i timova, kvartalno i kontinuirano dugoročno planiranje su najčešći ciklusi u kompanijama.
Lako za pamćenje: idealno je da na planiranje potrošite sedam dana ukoliko i vi planirate kvartalno. Ovo je sasvim dovoljno vremena da odredite šta želite da radite u naredna tri meseca. I ako je u pitanju mala kompanija ili kompanija koja doživljava česte promene, planira se kontinuirano i često u ’sprintovima’. I ako sprintovi traju 15 dana ili duže, ritual od 10 procenata će osigurati da se članovi timova ne zaglave u svakodnevnim zadacima zbog vremena koje toše na planove. Neće biti narušeno vreme za obavljanje redovnih aktivnosti.
Šta rade veliki?
Canva, recimo, planira tromesečno. I, kod njih je zanimljivo što kvartale nazivaju po godišnjim dobima – proleće, leto, jesen i zima. Ovo je odličan način da se rituali nazivaju jer pomaže timovima da zapamte cikluse i njihove posebnosti.
Disney, recimo, planira petogodišnje i to još od 1989. godine. Njihove sesije planiranja traju od januara do septembra što na prvu loptu zvuči preterano. Ali, to je 15 procenata od ukupnog perioda planiranja. Ovo izlazi iz okvira pravila od 10 odsto, ali ne previše. Za njih je to neprocenjivo za izvršavanje dugoročnih obaveza kao što su zabavni parkovi ili servis za striming Disney+.
Youtube kombinuje šestomesečno strateško planiranje i šestonedeljni ’spint’. Bez obzira na to, i za njih važi pomenuto pravilo 10 procenata.
Iskusniji analitičari kojima je bliska poslovna praksa, preporučuju da se na planiranje ne troši više vremena od jedne desetine perioda na koji se planiranje odnosi. Ovo vam garantuje da ćete biti usredsređeni u pravom smeru i da vam vreme neće biti otežavajući faktor. Ograničenje na 10 procenata biće vaš dodatni timski igrač. Potvrđeno u praksi. Uostalom, zašto izmišljati rupu na saksiji?