Često je klijentima nejasno šta se mora elektronski arhivirati (čuvati), a šta ne. Sva dokumenta koju su izvorno nastala u elektronskom formatu, čuvaju se tamo gde su nastala. Ostala dokumentacija koju smo kreirali u toku poslovanja, a nije u elektronskom obliku, potrebno je pretvoriti u elektronski format i čuvati u odabranom softveru
Piše: Dragica Mladenović, Software Sales Engineer, Ekompanija
Kreiranje Arhivske knjige je aktuelna tema u poslednjih godinu dana, a naročito od početka ove godine. Mnogim privrednicima i knjigovođama i dalje nepoznata i još jedna od novina sa kojom treba da se upoznaju, razumeju i budu spremni da sami urade u okviru zakonskog roka, do 30.04. tekuće godine za prethodu godinu.
Ova knjiga se vodi u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020), a njen cilj je da se omogući efikasno upravljanje dokumentacijom tokom celog životnog ciklusa – od nastanka do predaje nadležnom arhivu ili uništenja.
Ukoliko klijent prvi put pristupa izradi arhivske knjige, potrebno je uraditi popis dokumentacije od osnivanja zaključno sa poslednjom godinom, nakon čega se radi godina za godinom.
Šta je zapravo arhivska knjiga?
Arhivska knjiga je evidencija u kojoj se hronološki i sistematski beleže svi dokumenti koji nastaju tokom poslovanja jednog subjekta, bilo da je u pitanju javno preduzeće, škola, opština, udruženje, ili privatna firma.
Šta je neophodno kako bi se kreirala AK?
Neophodno je da znamo kako i u čemu čuvamo našu dokumentaciju, da li je to registrator, kutija, fascikla, e-forma ili neki drugi način.
Drugi bitan momenat je na kojoj lokaciji se nalazi naša dokumentacija.
Kada imamo infomacije za gore pomenute parametre, nije teško kreirati arhivsku knjigu kroz dobro softversko rešenje koje Vas samo vodi korak po korak do arhivske knjige.
Pravni deo koji prethodi izradi arhivske knjige podrazumeva kreiranje dva pravilnika, odluku i listu kategorija dokumentarnog materijala. Mi smo za naše klijente omogućili kreiranje pomenute dokumentacije automatski iz softvera i time ih poštedeli da troše novac i vreme kako bi to sami odradili angažujući pravnika.
Naš pravni tim je učestvovao u izradi ove dokumentacije, tako da klijenti mogu biti mirni da je sve u skladu sa zakonom.
Bitno je da razgraničimo proces kreiranja arhivske knjige od procesa elektronskog arhiviranja dokumenata. Elektronsko arhiviranje dokumenata je pretvaranje papirne forme dokumenta u elektronsku. Papirnom formom zovemo svu dokumentaciju koja izvorno nije nastala u elektronskom obliku npr. elektronske fakture koje primamo i šaljemo preko SEF-a su izvorno nastale u elektronskom obliku. Ukoliko je dokument kreiran npr. u Word-u i dalje nije u elektronskom obliku dokle god se ne potpiše elektronskim potpisom i ne dodeli mu se vremenski žig.
Često je klijentima nejasno šta se mora elektronski arhivirati (čuvati), a šta ne. Sva dokumenta koju su izvorno nastala u elektronskom formatu, čuvaju se tamo gde su nastala (npr. elektronske fakture čuva SEF, ne mora privredni subjekt da ih čuva). Ostala dokumentacija koju smo kreirali u toku poslovanja, a nije u elektronskom obliku, potrebno je pretvoriti u elektronski format i čuvati u odabranom softveru.
Pretvaranje u elektronski format nije ništa drugo do čuvanje dokumentacije u odabranom softverskom rešenju uz dodeljivanje elektronskog potpisa i vremenskog žiga gde je to neophodno.
Nadamo se da je ova tema sada malo bliža svima, ali kao i sve što je nepoznato, jednom kada prođete kroz proces izrade, sve bude mnogo jasnije.“
, a šta ne. Sva dokumenta koju su izvorno nastala u elektronskom formatu){kind=link}