Postoje sastanci na kojima se ideje smenjuju, ljudi učestvuju, postavljaju pitanja i na kraju izlaze sa osećajem da je nešto zaista urađeno. A postoje i oni drugi, čak sa istim ljudima i gotovo istom planom, na kojima vlada tišina, pogledi odlaze ka telefonima i ekranima, a prisutni kao da samo čekaju da se sve završi.
Razlika, smatra Andrea Vojnicki stručnjak za poslovnu komunikaciju i autorka, „često nije ni u temi, ni u sadržaju niti u sposobnostima ljudi koji sede za stolom. Već tokom prvog minuta ili dva jasno je kako će proteći sastanak – hoće li biti uspešan ili propast“.
Upravo tada ljudi veoma brzo procenjuju da li ono što sledi zaslužuje njihovu pažnju. Ako ne dobiju odgovor na pitanje zašto su tu i šta bi na kraju sastanka trebalo da bude drugačije, pažnja lako odlazi na drugu stranu. Zbog toga dobar sastanak ne počinje sadržajem, već razlogom zbog kojeg bi taj sadržaj nekome trebalo da bude važan.
Prvo objasniti kuda se ide
Vojnicki koristi jednostavno poređenje: malo ko bi ušao u autobus ne znajući kuda ide, a upravo to se zaposlenima često događa na sastancima. Stigne poziv sa neodređenim naslovom, sastanak počne rečenicom „Hajde da krenemo“, a zatim se odmah prelazi na prezentaciju, rezultate ili dnevni red.
U prvih tridesetak sekundi, međutim, ljudi već prave procenu: da li je ovo vredno vremena ili je dovoljno samo delimično slušati i paralelno odgovarati na mejlove?
Zato bi prvi minut trebalo da odgovori na nekoliko jednostavnih pitanja.
- Koja odluka treba da bude doneta?
- Koji problem treba rešiti?
- Zašto je potreban sastanak ako je isto moglo da se završi mejlom?
- I, možda najvažnije, šta će prisutni dobiti time što će narednih pola sata ili sat posvetiti upravo toj temi?
Jedan od najjednostavnijih testova dobrog sastanka zato može da stane u jednu rečenicu: „Do kraja ovog sastanka biće…“ Ako nije moguće jasno završiti tu rečenicu, problem možda nije u načinu na koji sastanak počinje, već u tome što nije dovoljno jasno zbog čega je uopšte zakazan.
Sledeći korak je prepoznavanje onoga što ljudi već misle, osećaju ili žele. Umesto rutinskog uvoda, moćnije deluje kada rukovodilac imenuje problem koji je svima poznat: odluku koja se predugo odlaže, projekat koji je zastao ili činjenicu da je tim već proveo previše vremena na sastancima. Takav početak stvara osećaj da osoba koja vodi razgovor razume situaciju ljudi pred sobom. A kada ljudi prepoznaju sopstveni problem u prvim rečenicama, postoji mnogo veća šansa da će želeti da čuju i rešenje.
Tišina se lako pretvara u naviku
Treći princip možda je i najvažniji: ljude treba uključiti što ranije.
Vojnicki smatra da osoba koja nešto kaže na početku sastanka vrlo verovatno će ostati aktivna i kasnije. Učešće stvara osećaj uključenosti i određenu vrstu psihološkog vlasništva nad razgovorom. Čovek više nije samo publika već učesnik.
Važi, međutim, i obrnuto. Ako neko prvih deset ili petnaest minuta ćuti i samo sluša, postaće mu sve udobnije da nastavi da ćuti. Pasivna uloga se učvršćuje, pa se kasniji poziv „Ima li neko nešto da doda?“ često završava neprijatnom tišinom.
Zbog toga učešće ne mora da počne velikom diskusijom. Dovoljno je kratko pitanje, podizanje ruke, izjašnjavanje o jednoj mogućnosti ili nekoliko rečenica o tome šta bi za prisutne predstavljalo dobar rezultat sastanka. Kod online sastanaka istu funkciju može imati kratka anketa ili pitanje u chatu. Važno je samo da se to dogodi pre nego što ljudi pređu u režim pasivnih posmatrača.
U tome se krije i dragocena lekcija o poslovnoj komunikaciji. Pažnja nije nešto što lider automatski dobija zato što je zakazao sastanak. Ona mora da bude zaslužena. Zato se kvalitet sastanka često može naslutiti pre nego što je njegov pravi tok uopšte počeo. Ljudi žele da znaju zašto su tu, da prepoznaju da se govori o nečemu što ih se tiče i da osete da se od njih očekuje stvarno učešće.
„Za sve to nisu potrebne spektakularne prezentacije, velike priče ni posebna harizma. Ponekad su dovoljna prva dva minuta. Ako su dobro iskorišćena, ljudi ostaju u razgovoru. Ako nisu, ostatak sastanka može postati pokušaj da se vrati pažnja koja je već izgubljena, a to je propast tog istog sastanka“ piše Vojnicki.
