Svaki treći sastanak je beskoristan, iznose savremena istraživanja.
Sastanci su već neko vreme poslovna tema koja se ne zaobilazi, a ima i zašto. Sve je više istraživanja i stanovišta da su sastanci gubljenje vremena i da ih je previše. I, koštaju.
Deset godina unazad, u paketu sa Covid19 situacijom, ne staje se sa ispitivanjima koriste li toliki sastanci, da li su isplativi i, ako ne, šta je rešenje?
Nekad i sad: Kako je problem mutirao
Kada se pre nekoliko godina, usled pandemije, masovno prešlo na rad od kuće, verovalo se da će digitalni alati optimizovati komunikaciju. Međutim, najnoviji podaci pokazuju da je problem u međuvremenu mutirao. Umesto da tehnologija skrati rasprave, situacija je postala još kompleksnija. Danas se menadžeri ne suočavaju samo sa viškom sastanaka, već i sa tehnološkim nuspojavama koje su dodatno opteretile radni dan.
Sastanak je beskoristan
Izgleda da je vreme sastanaka prošlo. Iako i dalje stoji da se poverenje u timu i zajedništvo postižu čestim i kvalitetnim saradnjama i komunikacijom, sastanci više nisu najbolji način da se postignu dobri rezultati. U poslovnim krugovima se sve više priča da i Facebook i Atlassian i slične softverske kuće praktikuju dane bez sastanaka kada zaposleni rade u svom ritmu, sarađuju sa drugima u tempu koji im odgovara i koji je prikladan, ne propisan i pod prisilom.
Šta kaže praksa, što je jedino i merodavno kao početna tačka?
Da bi sproveli studiju, tim profesora je anketirao menadžere i rukovodioce kompanija koje su počele sprovođenje neke vrste politike zabrane sastanaka – od jednog dana do potpune zabrane. Istraživače su zanimali produktivnost, angažovanje i saradnja zaposlenih i to pre i posle uvođenja mera ’manje sastančenja’.
Svako bi mogao da se opkladi da bi dan bez sastanka povećao produktivnost. Ali, rezultati su bili iznenađujući čak i za istraživače.
- Kada su kompanije zabranile sastanke jedan dan u sedmici, produktivnost je povećana za 35%.
- Kada su zabranili sastanke dva dana u sedmici, ta ista produktivnost je skočila na neverovatnih 71%.
- Tri slobodna dana od sastančenja procenat su povećala na 73%.
- Autonomija, komunikacija, angažovanje i opšte zadovoljstvo zaposlenih povećani su. S druge strane, stres se manje ispoljavao kao i potreba za mikromenadžmentom.
Zabrana sastanaka
Postoji i druga strana priče o zabrani sastanaka.
Pokazalo se da kada potpuno izostanu ili se smanje na manje od 60%, angažovanje, zadovoljstvo i produktivnost kao i saradnja opadaju. I taj pad dolazi do svoje maksimalne tačke kada su sastanci potpuno zabranjeni. Ovo su zaključci istraživača MIT Sloan Management Review i ovo je njihova preporuka:
„Jasno je da je mnogo sastanaka. Optimalni broj dana bez sastanaka tokom sedmice je tri ostavljajući dva dana na raspolaganju za sastanke i to sve iz dva razloga:
- Održavanje komunikacije među zaposlenima.
- Upravljanje sedmičnim rasporedom.
I ovo je zapravo najdelotvorniji savet svima na odgovornim pozicijama – ako želite da povećate produktivnost svog tima i postanete vrlo omiljeni i popularni među zaposlenima, zabranite sastanke tri dana u sedmici.
Savremeni preokret
U potrazi za rešenjem ovog problema, kompanije su u poslednje dve godine masovno uvele AI asistente (poput alata u aplikacijama Zoom, Teams ili Meet) sa ciljem da automatski generišu zapisnike i transkripte. Međutim, najnovija istraživanja kompanije Microsoft otkrivaju neočekivan kontraefekat: uvođenje AI asistenata zapravo je povećalo ukupan broj sastanaka za 12%. Menadžeri sada lakše zakazuju pozive vodeći se logikom „AI će poslati beleške onima koji ne dođu“, što je dovelo do pada stvarne pažnje učesnika.
Pored toga, uočen je i novi fenomen – „sastanak nakon sastanka“. Budući da su zvanični sastanci postali pretrpani, zaposleni danas troše čak 46% više vremena na neformalne četove i brze dogovore odmah nakon glavnog sastanka, samo da bi jedni drugima objasnili šta je zapravo zaključak i šta su sledeći koraci.
Koliko to košta?
Zanimljiva je studija Otter.ai koja pored toga što iznosi podatke da je trećina svih sastanaka besmislena i nepotrebna, oni su i veliki trošak za kompanije.
Što se tiče američkih kompanija, može se izvesti računica da svaka svom zaposlenom plaća 80 hiljada dolara godišnje da bi prisustvovao sastancima. Ako je trećina nepotrebna, to znači da je 25 hiljada dolara bačeno. Još je Otter.oi izneo i podatak da 78% menadžera nikada sa svojim ljudima nisu razgovarali na temu korisnosti-beskorisnosti sastanaka.
Sasvim je na mestu pitanje koje postavljaju istraživači: Imate li nešto pametnije u šta biste mogli da uložite ovih 25 hiljada dolara po jednom zaposlenom?
Finansijski gubici su drastično skočili
Dok su se ranije procene uglavnom bazirale na paušalnim gubicima, najnovije ekonomske analize pokazuju da su finansijski troškovi neefikasnog sastančenja danas dramatično veći. Prema novim podacima istraživačkih kuća, kompanije danas gube u proseku oko 25.000 dolara godišnje po svakom menadžeru i oko 11.000 dolara po zaposlenom na sastanke sa kojih su komotno mogli da izostanu. Za preduzeća sa više od 100 zaposlenih, ovaj skriveni trošak sada prelazi 2,5 miliona dolara godišnje.
Zbog toga su giganti poput kompanije Shopify uveli radikalne mere: ugradili su softverske botove u kalendare koji menadžerima pre zakazivanja sastanka sa više od tri učesnika odmah ispišu poruku: „Ovaj poziv košta kompaniju 1.200 dolara, da li ste sigurni da je neophodan?“. Istovremeno, firme poput Asane i Slacka uvele su stroge „srede bez sastanaka“, što je odmah podiglo produktivnost njihovih timova za 24%.
Sasvim je na mestu pitanje koje postavljaju istraživači: Imate li nešto pametnije u šta biste mogli da uložite ovih 25 hiljada dolara po jednom zaposlenom?
