„Prestanite da slažete sastanke kao domine. Počnite da ih gradite kao sisteme“ ukratko je svoju ideju produktivnih sastanaka iznela Natali Nikson poslovni strateg i autor koja često sarađuje u Fast Company istraživanjima.
Svaki tim ili organizacija veruju da se bave produktivnošću. Svaki rukovodilac misli da brži, duži i „gusto“ nagomilani sastanci znače bolje rezultate. Greše.
Natali Nikson, ovako piše:
„Sastanci koji zaista funkcionišu, oni na kojima dolazi do „proboja“ i sa kojih timovi odlaze puni energije, a ne iscrpljeni, rade po potpuno drugačijoj logici. Oni su osmišljeni u skladu s tim kako ljudski mozak zaista funkcioniše, a ne kako bismo mi želeli da funkcioniše.“
Nikson je ponudila okvir Pokreni. Misli. Odmori. (Move. Think. Rest. (MTR)).
Ritam, ne neumoljivost
Pomažući organizacijama da transformišu pristup kroz okvir Pokreni. Misli. Odmori. (MTR), iznova je posmatrala isti obrazac: kompanije troše milione na najnoviji softver za saradnju i tehnologiju za sastanke, a zatim tu priliku protraće primenom istog iscrpljujućeg, uzastopnog rasporeda koji ih je i ranije vodio u ćorsokak.
Evo šta mora da se promeni po preporci Natali Nikson.
Treba bi da prestanete da pauze posmatrate kao „porez“ na produktivnost i da počnete da ih razumete kao investiciju u produktivnost. Većina konferencijskih agendi zasniva se na pretpostavci da više sadržaja znači veću vrednost. To je pretpostavka koja lomi ljudski mozak.
Ljudska kognitivna arhitektura ne funkcioniše kao beskonačni maraton. Funkcioniše u ciklusima. Zato najbolji sastanci slede jednostavan princip: ugradite Pokreni. Misli. Odmori. (MTR) direktno u raspored.
Počnite pokretom
„Počnite pokretom (Move), ali ne mislim na „šetnju tokom pauze“. Mislim na suštinsko restrukturiranje načina na koji se sastanci odvijaju. Pretvorite bar jednu dnevnu sesiju za brainstorming u sastanak u hodu. Istraživanja su jasna: kada se telo kreće, ideje teku. Mornarica je to shvatila još pre nekoliko decenija sa sastancima u stajanju. Oni su efikasniji jer kretanje nije smetnja razmišljanju. Ono ga podstiče.
Kod dimenzije razmišljanja (Think), zaštitite ono što nazivam „suspendovanim vremenom“. Sastanci jedan za drugim nisu intenzivni, oni su destruktivni. Zamenite taj model blokovima od 75 do 90 minuta, nakon kojih sledi pravo prelazno vreme. Pre nego što se uvidi iznesu pred veliku grupu, dozvolite ljudima da prvo razmisle individualno, a zatim da razgovaraju u parovima. Time se poštuje način na koji ljudi zaista obrađuju informacije: potreban nam je prostor da se prvo raziđemo u razmišljanju, da bismo se kasnije smisleno okupili oko zajedničkih zaključaka.
Odmor (Rest) se ne postavlja u pitanje. To znači da morate da prestanete da pauze tretirate kao mehaničke pauze, kao da kradu vreme od produktivnosti. Ugradite 15-minutne kratke pauze između sesija – namerne prekide u kojima ljudi zaista ustanu, istegnu se, izađu napolje, sanjare. Istraživanja pokazuju da čak i 10 minuta pravog odmora održava performanse i unapređuje dobrobit. Sanjarenje pomaže generativnom, divergentnom mišljenju koje inače donosi više rešenja. A pauza usred dana koja traje duže od vremena potrebnog da se ručak pojede za radnim stolom nije luksuz. To je infrastruktura bez koje ništa drugo ne funkcioniše“ piše i savetuje Nikson.
Redizajnirajte jezik agende
Kada kažete „pauza“, uglavno se misli da je to period kada se gubi vreme. Kada kažete „vreme za integraciju“ ili „pauza za promišljanje“, poručujete da je taj trenutak ključan za najbolje razmišljanje.
Ovo je važnije nego što se čini.
Evo šta treba da se nađe u idealnoj agendi sastanka:
- Sesije zakazane u periodima kada su ljudi kognitivno najjači (obično sredina do kasno prepodne),
- elementi „nekonferencije“ u kojima učesnici u realnom vremenu pomažu u kreiranju agende,
- infrastruktura za kretanje ugrađena u fizički prostor
- i jasno imenovano prelazno vreme.
A šta tu ne pripada:
- čisto informativne sesije koje su mogle biti unapred snimljene,
- očekivanje da ljudi rade punim kapacitetom od 8 ujutru do 18h bez predaha
- i pretpostavka da se uspeh meri količinom „natrpanog“ sadržaja.
Promene koje zaista prave razliku
Redizajn koji donosi dobre rezultate ne zahteva ogromne budžete. Zahteva drugačiji način razmišljanja.
„Uvedite blokove bez sastanaka. Odredite konkretno vreme (možda prva tri sata višednevne konferencije ili čitava popodneva) kao pravu zabranu sastanaka. Ne kao vreme za pauzu, već vreme za „dubinski rad“. Ljudi ga koriste za razmišljanje, obradu informacija ili spontane razgovore koji često donesu najvrednije uvide. Ova jedna promena pretvara događaj iz preopterećujućeg u stvaralački.
Izgradite infrastrukturu za kretanje. Obezbedite obeležene rute za šetnju sa procenjenim vremenom trajanja. Kreirajte spoljašnje prostore sa sedenjem za rad u manjim grupama. Postavite zone za sastanke u stajanju sa tablama za pisanje. Kada je kretanje ugrađeno u prostor, ono postaje podrazumevano ponašanje, a ne nešto što ljudi moraju da osmišljavaju.
Uspostavite rituale odmora. Započnite svaki dan sa 10 minuta opcionog vođenog istezanja ili meditacije, opuštanja. Završite dan kratkom refleksijom. Obeležite tihe zone za popodnevnu regeneraciju. Kada odmor postane ritual, menja se čitava kultura.
Merite drugačije. Prestanite da pitate da li ste „obradili sav sadržaj“. Počnite da pitate: koji su se neočekivani uvidi pojavili? Koje su nove veze uspostavljene? Kako se ljudi osećaju kada odlaze — iscrpljeno ili osnaženo? Ova promena metrika prirodno vodi ka boljim dizajnerskim odlukama“ kaže Nikson.
Prestanite sa slažete
Ono što većina lidera propušta jeste sledeće: redizajn sastanaka nije (samo) pitanje brige o ljudima. To je strateško pitanje.
Natali Nikson otkriva da kada pređete sa „pozorišta produktivnosti“ na dizajn usmeren ka razvoju, otključavate nešto vrednije od efikasnosti. Otključavate način razmišljanja koji se javlja samo kada ljudi zaista obrade informacije, uspostave autentične veze i obnove svoje kognitivne resurse. Stvarate uslove u kojima inovacije ne nastaju forsiranjem, već prirodno – u ritmičkom prostoru gde sesusreću ljudski razvoj i napredno razmišljanje.
Firme koje shvate da su sastanci sistemi, a ne rasporedi, imaće timove koji su inovativniji, angažovaniji i lojalniji.
Prestanite da slažete.
Počnite da dizajnirate.
