„Zamislite na trenutak savršen organizacioni sistem. To bi bio sistem koji vam tačno govori gde da smestite svaki delić informacija u vašem digitalnom životu – svaki dokument, belešku, agendu, nacrt i istraživački materijal – i gde ga možete pronaći kad vam zatreba. Takav sistem morao bi biti izuzetno lak za postavljanje i još lakši za održavanje. Na kraju, samo najjednostavnije i najmanje opterećujuće navike opstaju dugoročno“ u jednom od tekstova napisao je Tijago Forte koga potpisuju kao eksperta za produktivnost i edukatora koji sarađuje sa Silikonskom dolinom.
Forte je i autor knjige Para metod koja je objavljena pre dve godine i koja se sve više citira i pominje kao veoma aktuelna jer se bavi organizacijom digitalnog života koji, očigledno, danas traži novi pristup i novu pažnju.
Svi ga koriste
Svakodnevna organizacija informacija traži sistem koji mora da bude fleksibilan, da se lako prilagođava vašim potrebama u različitim fazama života, ali i sveobuhvatan, tako da ga možete koristiti na svim mestima gde čuvate informacije. Na primer, u folderima na vašem računaru, na platformi za skladištenje u oblaku ili u digitalnoj aplikaciji za beleške.
„Najvažnije od svega, idealan organizacioni sistem je onaj koji donosi konkretne koristi vašoj karijeri i životu. On bi značajno ubrzao završavanje projekata i ostvarivanje ciljeva koji su vam najvažniji.
Drugim rečima, krajnji sistem za organizovanje života je onaj koji je primenljiv.
Nakon više od decenije ličnih eksperimenata, podučavanja hiljada učenika i savetovanja vrhunskih profesionalaca, razvio sam takav sistem. Danas ga koriste svi – od školaraca do multinacionalnih korporacija.
Zove se Para metod– jednostavan, sveobuhvatan, a ipak fleksibilan sistem za organizaciju bilo koje vrste informacija na bilo kojoj digitalnoj platformi“ napisao je Forte.
Kako funkcioniše para metod?
Bez obzira na to da li želite da sačuvate isečke iz knjige koju čitate, glasovnu belešku o novoj zanimljivoj ideji, inspirativne citate iz intervjua na podkastu, veb sajtove sa korisnim izvorima, beleške sa važnih sastanaka, telefonskih razgovora na poslu ili fotografije, ovaj sistem će vas opremiti alatima za dugoročno čuvanje bilo koje informacije. I ne samo čuvanje, već i veštu upotrebu tih informacija.
Para metod se zasniva na jednostavnoj postavci, piše Forte:
sve informacije u vašem životu mogu se svrstati u samo četiri kategorije:
Projekti (Projects). To su aktuelni i aktivni zadaci na kojima trenutno radite. Kratkoročni napori (bilo poslovni ili lični) koje preduzimate s određenim ciljem.
- Na primer: završiti dizajn sajta ili aplikacije, kupiti novi računar, napisati istraživački izveštaj, renovirati kupatilo, završiti kurs španskog jezika, montirati novi nameštaj u dnevnoj sobi.
Oblasti odgovornosti (Areas). To su važne oblasti u vašem poslu i životu koje zahtevaju kontinuiranu pažnju.
- Poslovne obaveze mogu uključivati: marketing, ljudske resurse, upravljanje proizvodima, istraživanje i razvoj, softverski razvoj.
- Lične obaveze mogu uključivati: zdravlje, finansije, decu, pisanje, automobil, kuća.
Resursi, izvori (Resources). Ovde spadaju informacije o temama koje vas zanimaju i o kojima učite.
- Na primer: grafički dizajn, baštovanstvo, veb dizajn, japanska kuhinja, fotografija, marketinški materijali.
Arhiva (Archives). Ovde je sve iz prethodne tri kategorije što više nije aktivno, ali želite da sačuvate za buduću upotrebu.
- Na primer: završeni ili pauzirani projekti, oblasti koje više nisu relevantne, resursi koji vas više ne zanimaju.
I to je to!
I to je sve. Samo četiri glavne fascikle – Projekti, Oblasti odgovornosti, Resursi i Arhiva. Svaka ima podfascikle posvećene određenim projektima, odgovornostima, temama i arhiviranim sadržajima u vašem životu.
„Možda vam je teško da poverujete da se složen, moderan ljudski život poput vašeg može svesti na samo četiri kategorije. Možda vam se čini da imate mnogo više stvari sa kojima morate da se nosite nego što bi se moglo uklopiti u tako jednostavan sistem. Ali upravo je to poenta:
ako je vaš organizacioni sistem složen kao i vaš život, njegovo održavanje će vam oduzeti vreme i energiju potrebnu da taj život zaista živite“ u knjzi Para metod piše autor Forte.
Nema više smisla
„Većina nas je prvi put naučila kako da organizuje informacije još u školi. Učili su nas da beleške, radne listove i materijale za učenje kategorizujemo po školskim predmetima, poput matematike, istorije ili hemije. Nesvesno, istu logiku smo preneli i u život. Nastavili smo da klasifikujemo svoje dokumente i fajlove prema širokim temama, kao što su Marketing, Psihologija, Biznis ili Ideje.
Ovaj pristup nema nikakvog smisla u postakademskom životu. Na radnom mestu nema časova, testova, ocena ni diploma. Nema profesora koji će vam reći šta da zapišete za završni ispit, jer taj ispit ne postoji.
Ono što imate, kako u poslu tako i u životu, jesu rezultati koje pokušavate da postignete. Možda pokušavate da lansirate novi proizvod, donesete ključnu odluku ili ostvarite kvartalni prodajni cilj. Možda se trudite da isplanirate porodični odmor, objavite novi tekst ili pronađete pristupačan vrtić u svom naselju.
U sred užurbanog dana, dok pokušavate da ostvarite sve te ciljeve, sigurno nemate vremena da pretražujete nepreglednu kategoriju poput Psihologija u pokušaju da pronađete članak koji ste sačuvali pre šest meseci“ piše Forte.
Para metod kao savet
Zbog svega navedenog Tijago Forte savetuje da informacije ne organizujete po širokim temama, već po projektima i ciljevima na kojima trenutno radite.
Kada sednete da radite na nekom grafičkom dizajnu, na primer, treba vam da sve beleške, dokumenti, materijali i resursi vezani za taj projekat budu na jednom mestu i odmah dostupni.
„Ovo možda zvuči očigledno, ali iz mog iskustva, većina ljudi radi upravo suprotno. Većina rasipa relevantne materijale na desetine različitih mesta, pa im pre nego što uopšte mogu da počnu s radom treba pola sata samo da ih pronađu. Kako da budete sigurni da je sve što je povezano sa određenim projektom ili ciljem na jednom mestu? Tako što ga tako organizujete od samog početka. Na taj način uvek tačno znate gde da stavite informacije i gde da ih pronađete kada vam zatrebaju“ u tekstu o Para metodu piše njegov tvorac Tijago Forte.
